Evitar confusiones

Ante algunas confusiones que están teniendo algunos compañeros paso a volver recordar algunas de las instrucciones respecto a los post relativos al procedimiento y al post final.

He avisado personalmente a los que restan por remitir Mensaje Directo a @archigestor, indicando nombre, apellidos y dirección del blog. Dicho mensaje sirve para que revise el blog y le señale a cada cual las carencias, errores o problemas que haya detectado. Además lo uso para encargar lo que hemos llamado el post final, del que hablaré más adelante.

En lo tocante al procedimiento hay que hacer 2 post:

• Describiendo el procedimiento (Organismo emisor, objetivo, ámbito, disposiciones, etc.) y señalando los documentos que formarían parte de dicho procedimiento. Dichos documentos pueden ser de naturaleza muy distintas; a saber: Solicitud, Documentos acreditativos, resoluciones, etc. el objetivo de la simulación será representar dicha relación de documentos en Twitter. Aquí finaliza el primer post, que es ante todo descriptivo del propio procedimiento.
  

• Describiendo la simulación que se hará en twitter. En la que habrá que señalar el hastag que hemos utilizado para identificarlo. Al simular el procedimiento, cada uno de los documentos que hayamos señalado que constituyen el procedimiento, deberemos representarlo con un twett que llevará el hastag del procedimiento. De tal modo que al buscar ese hastag, obtengamos la relación de documentos (simulados) que constituiría dicho procedimiento si lo gestionáramos con Twitter, que es lo que nos hemos propuesto. La relación de documentos debe empezar con un twetts en el que se indique el nombre del procedimiento y finalizar con uno en el que se señale el final del procedimiento. Una vez realizada la simulación y publicado el post de simulación, hay que indicar a @archigestor (por una mención o por un mensaje directo) que la simulación está hecha, para que yo pueda registrar el procedimiento (hay que recordar que las búsquedas de twitter sólo están activas 15 días, por eso es necesario registrar el RSS del hashtag, para guardar el procedimiento completo).
  

Cuando haya comprobado que está el procedimiento y se ha descrito correctamente, iré informando de que he ido recibiendo el registro de los procedimientos.

Respecto al post final. Cuando se me remite el mensaje indicando nombre y apellidos, grupo y blog, encargo un post del que ya he comentado su importancia, porque determinará en gran medida la nota, dado que debe ser un trabajo personal que demuestre domino de asignatura y las circunstancias del mundo en el que vivimos, especialmente las relativas al universo 2.0. Además de los aspectos que hemos comentado en clase, incluiré algunas recomendaciones de artículos y vídeos que describen todo este mundo de la 2.0, al objeto de que cada cual ilustre lo mejor posible esa reflexión, que repito tendrá especial valor.

Las sesiones de esta semana y de la próxima están a disposición de los estudiantes, para que puedan trabajar en el laboratorio en la realización de los diferentes trabajos. Es en las clases de esta semana, el momento en que podrán aclarar presencialmente las dudas que resten. Estando igualmente a disposición de quien tenga alguna duda o problema en las horas de tutoría.

Simulando un procedimiento

Uno de los elementos que ha dedibo quedar claro es que las acciones en un proceso que tenga validez documental, generan documentos en cada una de las acciones producidas. En ese sentido el procedimiento elegido por cada cual, debe mostrarnos un esqueleto de documentos que constituyen la espina dorsal del propio procedimiento.

Nuestro objetivo es desarrollar una simulación utilizando twitter en el que mediante una única búsqueda en el sistema podamos encontrar un conjunto de twetts que constituirían el procedimiento.

Definidos los documentos que se derivan del proceso descrito en el post precedente, se procederá a señalar un código de identificación y a incorporar twetts por cada tipo de documento en la secuencia procedimental, de tal modo que el proceso descrito pueda ser recuperado por el código indicado. En la descripción del proceso de simulación se deberá de señalar de una manera clara, la correspondencia entre documentos y su simulación en twitter.

Para obtener un código único se buscará un hashtag #.... que no esté utilizado, incorporando dicho código o hashtag a cada una de las entradas. En la simulación podrían participar varios actores, con la condición de usar iguales códigos. El propósito no es tanto complicar el procedimiento, que se podría complicar bastante, como que cada uno constate personalmente la disponibilidad de un sistema de generación de documentos, que podría sostener organizaciones globales.

Las sesiones de la próxima semana, serán para desarrollar el post que describe la simulación y probarla. En cualquier momento se puede consultar por el desarrollo de la simulación. Y en la semana primera de junio, aunque no haya clases se atenderá en tutoría las dudas que puedan quedar en la materialización del procedimiento simulado.

En la corrección de los temas, se contactará de manera directa con cada alumno y se le propondrá la realización de un post de evaluación global de la gestión de información en el momento actual, pero no podrá desarrollarse hasta no haber recibido el visto bueno de los trabajos sobre los temas.

A vueltas con el procedimiento

Durante los próximos días revisaré los trabajos desarrollados a través de los blogs personales, relativos a los temas teóricos, comunicando personalmente las apreciaciones sobre los mismos.

Queda por completar la tarea, de identificar un procedimiento administrativo y describir los documentos derivados de dicho procedimiento. El objetivo de este trabajo, será comprobar si es posible la simulación de un procedimiento con una herramienta como twitter, que abriría grandes posibilidades para el desarrollo de sistemas de información para comunidades virtuales o instituciones capaces de actuar globalmente.

La tarea básica es confeccionar un post en el que se señale el procedimiento elegido y se describan los documentos que completarían dicho procedimiento. Limitaremos a estas dos tareas el trabajo que deberá estar realizado para la próxima sesión del martes 18; dado que con los resultados de dicho trabajo, será con los que haya que confeccionar el trabajo con el que cerraremos las tareas de la asignatura.

Los alumnos del grupo b deberán de comunicar antes del 18, cuál es el tema que desarrollarán para la wikipedia, con objeto de comprobar si hay duplicidades.

Un mundo hecho de procedimientos

El análisis de los diferentes temas ha permitido comprobar que el archivo nace de actuación de una institución y sus elementos, los documentos, viven diferentes etapas, en las cuales su valor evoluciona. En el origen de todos los procesos que constituyen la vida de una institución, se establecen procedimientos, que serán tanto más formalizados y duraderos, cuanto más claro reflejo documental tengan.

Durante las próximas sesiones repasaremos los elementos claves de los diferentes temas que constituyen la materia teórica de la asignatura, debiendo corresponder este repaso a una presencia lo más completa posible de los post de los estudiantes, que completan los diferentes temas.

En el caso del grupo B, para completar las diferentes entradas en la wikipedia. Y en el caso del grupo A para cubir con dichos trabajos la parte teórica del segundo cuatrimestre.

En ambos casos la tarea a desarrolar a continuación será la comprensión práctica y la simulación efectiva de procedimientos en sistemas de información. Tanto para comprensión de los aspectos de la producción documental en papel, con todas sus derivaciones, como para la comprensión del alcance en la capacidad organizativa global, que ofrecen las herramientas digitales presentes en el universo de internet y la 2.0.

La sesión teórica se completará con una actividad práctica en la que cada estudiante tendrá que:

1. Localizar e identificar un procedimiento de cualquier administración pública
2. Describir el proceso documental que se deriva de dicho procedimiento
3. Formalizar dicho procedimiento para su simulación

Las normas de formalización del procedimiento se describirán en un post diferente de acuerdo con las indicaciones en clase. En cualquier caso la identificación, descripción y formalización se deberá realizar mediante un post en el que quedará reflejada dicha tarea.

El blog de abril

El mes de abril, lo vamos a dedicar a trabajar en los post de los temas que constituyen el esqueleto de la asignatura, a través del blog; los estudiantes del grupo b, como continuación del trabajo que ya vienen desarrollando desde el primer cuatrimestre, y los del grupo a, como desarrollo del trabajo iniciado con el blog.

El propósito es que a principios de mayo, los post-apuntes-resumen de cada tema estén subido a los respectivos blogs.

Las sesiones del mes de abril serán de revisión y repaso del trabajo, y para los estudiantes del grupo a, además para familiarizarse con el manejo del blog.

El plan es que durante el mes de mayo, con los aspectos teóricos vistos por parte de todos y reflejados en el blog, nos concentremos en el desarrollo de una serie de simulaciones de sistemas de información utilizando twitter.

Manejando twitter y practicando

Para que Twitter nos resulte eficaz como herramienta de simulación, es necesario manejarla con cierta soltura, saber qué ocurre al hacer cada cosa y por qué. De ese modo resultará más fácil utilizar sus posibilidades para simular sistemas de información que es nuestro propósito. En ese sentido, se propone que durante esta semana se usen las horas de clase para usar las diferentes posibilidades y familiarizarse con su manejo.

Ya hemos propuesto la práctica de creación de listas. Para la segunda sesión de la semana siguiente (después del período de vacaciones de semana santa) todos los participantes, deberán haber hecho al menos dos listas y deberán seguir al menos a 5 listas de otros autores.

Deberán haber formulado menciones.

Deberán haber enviado y recibido mensajes directos

Deberán haber formulado búsquedas dentro de la línea de tiempo

Deberán haber reenviado (retwitteado, en la jerga de twitter) al menos 5 mensajes

Deberán haber confeccionado entradas de referencia a url

Deberán haber borrado mensajes.

Todo ello para ver las potencialidades del sistema en cuanto a la creación de documentos únicos y su intercambio y almacenamiento, que es la condición fundamental para el desarrollo de los aspectos relativos a la simulación de sistemas de información.

Aquellos participantes que necesiten aclarar sus dudas o solucionar sus problemas con la herramienta serán atendidos personalmente por el profesor, la idea es que nadie se quede descolgado.

A la vuelta de vacaciones comenzaremos a formular prácticas basadas en la teoría de juegos y será necesario que los conceptos básicos de twitter estén aclarados.

¿Qué se debe saber y haber prácticado?

• Mención
• Mensaje directo
• Retwittear o reenviar
• Listas

Manejando twitter y sus posibilidades

Tal como se ha señalado en clase, Twitter se constituye para nosotros en una herramienta de comunicación y en una herramienta de simulación.

La primera parte del trabajo se ha venido cumpliendo de manera satisfactoria, tanto para los estudiantes del grupo a, como para los del grupo b. De hecho están disponibles y de público acceso las dos listas de los dos grupos en las siguientes direcciones de twitter

Grupo a: http://twitter.com/archigestor/archivisticaa

Grupo b: http://twitter.com/archigestor/archivisticab

Si no está incluido en alguna de las dos listas, es que nos se ha completado el proceso de alta y solicitud de inscripción correctamente, comunícalo por un mensaje de correo electrónico o un mensaje directo de twitter.

El objetivo durante los próximos días es familiarizarnos con la herramienta, tanto para procesos de comunicación, y poder manejar la herramienta con soltura en los procesos de simulación de sistemas de información que nos proponemos llevar a cabo.

En ese sentido se propone una primera actividad, que nos permitirá analizar las potencialidades en cuanto al acceso segmentado a la información que está fluyendo por twitter. Se trata de la gestión de listas.

En las direcciones antes señaladas se pueden ver las listas generadas por el profesor; pues bien, el objetivo es que cada uno genere al menos una lista y comunique su existencia al resto de los participantes en la asignatura, para que sigan su selección de nicks, como un posible acceso a la información.

Para conseguirlo se deben realizar los siguientes pasos:

1. Crear una lista y agregar al menos 7 miembros a la misma (el número de miembros que puede tener es ilimitado y puede incluir a cualquier usuario que esté en twitter).
2. Comunicar mediante un mensaje directo a @archigestor la existencia de esa lista.
3. Comunicar, al menos a 2 compañeros mediante un mensaje directo, la existencia de la lista e invitar a seguirla.
4. Lanzar un mensaje general indicando el nombre de la lista, haciendo una invitación general a seguirla.
5. @archigestor a cada mensaje directo que reciba, responderá con un mensaje directo de confirmación y con una mención al propio usuario en la lista general.

El resultado es que la lista de cada uno aparecerá, al menos dos veces en la lista general, con la invitación que haga su autor y con la información que transmita @archigestor.

En el ejercicio es interesante observar, como los mensajes directos recibidos, generan un correo electrónico que informa de los mismos, y como al recibir menciones, estas aparecen en nuestra cuenta, aunque sean emitidas por un usuario al que no estamos siguiendo.