A vueltas con el procedimiento

Durante los próximos días revisaré los trabajos desarrollados a través de los blogs personales, relativos a los temas teóricos, comunicando personalmente las apreciaciones sobre los mismos.

Queda por completar la tarea, de identificar un procedimiento administrativo y describir los documentos derivados de dicho procedimiento. El objetivo de este trabajo, será comprobar si es posible la simulación de un procedimiento con una herramienta como twitter, que abriría grandes posibilidades para el desarrollo de sistemas de información para comunidades virtuales o instituciones capaces de actuar globalmente.

La tarea básica es confeccionar un post en el que se señale el procedimiento elegido y se describan los documentos que completarían dicho procedimiento. Limitaremos a estas dos tareas el trabajo que deberá estar realizado para la próxima sesión del martes 18; dado que con los resultados de dicho trabajo, será con los que haya que confeccionar el trabajo con el que cerraremos las tareas de la asignatura.

Los alumnos del grupo b deberán de comunicar antes del 18, cuál es el tema que desarrollarán para la wikipedia, con objeto de comprobar si hay duplicidades.

Un mundo hecho de procedimientos

El análisis de los diferentes temas ha permitido comprobar que el archivo nace de actuación de una institución y sus elementos, los documentos, viven diferentes etapas, en las cuales su valor evoluciona. En el origen de todos los procesos que constituyen la vida de una institución, se establecen procedimientos, que serán tanto más formalizados y duraderos, cuanto más claro reflejo documental tengan.

Durante las próximas sesiones repasaremos los elementos claves de los diferentes temas que constituyen la materia teórica de la asignatura, debiendo corresponder este repaso a una presencia lo más completa posible de los post de los estudiantes, que completan los diferentes temas.

En el caso del grupo B, para completar las diferentes entradas en la wikipedia. Y en el caso del grupo A para cubir con dichos trabajos la parte teórica del segundo cuatrimestre.

En ambos casos la tarea a desarrolar a continuación será la comprensión práctica y la simulación efectiva de procedimientos en sistemas de información. Tanto para comprensión de los aspectos de la producción documental en papel, con todas sus derivaciones, como para la comprensión del alcance en la capacidad organizativa global, que ofrecen las herramientas digitales presentes en el universo de internet y la 2.0.

La sesión teórica se completará con una actividad práctica en la que cada estudiante tendrá que:

1. Localizar e identificar un procedimiento de cualquier administración pública
2. Describir el proceso documental que se deriva de dicho procedimiento
3. Formalizar dicho procedimiento para su simulación

Las normas de formalización del procedimiento se describirán en un post diferente de acuerdo con las indicaciones en clase. En cualquier caso la identificación, descripción y formalización se deberá realizar mediante un post en el que quedará reflejada dicha tarea.

El blog de abril

El mes de abril, lo vamos a dedicar a trabajar en los post de los temas que constituyen el esqueleto de la asignatura, a través del blog; los estudiantes del grupo b, como continuación del trabajo que ya vienen desarrollando desde el primer cuatrimestre, y los del grupo a, como desarrollo del trabajo iniciado con el blog.

El propósito es que a principios de mayo, los post-apuntes-resumen de cada tema estén subido a los respectivos blogs.

Las sesiones del mes de abril serán de revisión y repaso del trabajo, y para los estudiantes del grupo a, además para familiarizarse con el manejo del blog.

El plan es que durante el mes de mayo, con los aspectos teóricos vistos por parte de todos y reflejados en el blog, nos concentremos en el desarrollo de una serie de simulaciones de sistemas de información utilizando twitter.

Manejando twitter y practicando

Para que Twitter nos resulte eficaz como herramienta de simulación, es necesario manejarla con cierta soltura, saber qué ocurre al hacer cada cosa y por qué. De ese modo resultará más fácil utilizar sus posibilidades para simular sistemas de información que es nuestro propósito. En ese sentido, se propone que durante esta semana se usen las horas de clase para usar las diferentes posibilidades y familiarizarse con su manejo.

Ya hemos propuesto la práctica de creación de listas. Para la segunda sesión de la semana siguiente (después del período de vacaciones de semana santa) todos los participantes, deberán haber hecho al menos dos listas y deberán seguir al menos a 5 listas de otros autores.

Deberán haber formulado menciones.

Deberán haber enviado y recibido mensajes directos

Deberán haber formulado búsquedas dentro de la línea de tiempo

Deberán haber reenviado (retwitteado, en la jerga de twitter) al menos 5 mensajes

Deberán haber confeccionado entradas de referencia a url

Deberán haber borrado mensajes.

Todo ello para ver las potencialidades del sistema en cuanto a la creación de documentos únicos y su intercambio y almacenamiento, que es la condición fundamental para el desarrollo de los aspectos relativos a la simulación de sistemas de información.

Aquellos participantes que necesiten aclarar sus dudas o solucionar sus problemas con la herramienta serán atendidos personalmente por el profesor, la idea es que nadie se quede descolgado.

A la vuelta de vacaciones comenzaremos a formular prácticas basadas en la teoría de juegos y será necesario que los conceptos básicos de twitter estén aclarados.

¿Qué se debe saber y haber prácticado?

• Mención
• Mensaje directo
• Retwittear o reenviar
• Listas

Manejando twitter y sus posibilidades

Tal como se ha señalado en clase, Twitter se constituye para nosotros en una herramienta de comunicación y en una herramienta de simulación.

La primera parte del trabajo se ha venido cumpliendo de manera satisfactoria, tanto para los estudiantes del grupo a, como para los del grupo b. De hecho están disponibles y de público acceso las dos listas de los dos grupos en las siguientes direcciones de twitter

Grupo a: http://twitter.com/archigestor/archivisticaa

Grupo b: http://twitter.com/archigestor/archivisticab

Si no está incluido en alguna de las dos listas, es que nos se ha completado el proceso de alta y solicitud de inscripción correctamente, comunícalo por un mensaje de correo electrónico o un mensaje directo de twitter.

El objetivo durante los próximos días es familiarizarnos con la herramienta, tanto para procesos de comunicación, y poder manejar la herramienta con soltura en los procesos de simulación de sistemas de información que nos proponemos llevar a cabo.

En ese sentido se propone una primera actividad, que nos permitirá analizar las potencialidades en cuanto al acceso segmentado a la información que está fluyendo por twitter. Se trata de la gestión de listas.

En las direcciones antes señaladas se pueden ver las listas generadas por el profesor; pues bien, el objetivo es que cada uno genere al menos una lista y comunique su existencia al resto de los participantes en la asignatura, para que sigan su selección de nicks, como un posible acceso a la información.

Para conseguirlo se deben realizar los siguientes pasos:

1. Crear una lista y agregar al menos 7 miembros a la misma (el número de miembros que puede tener es ilimitado y puede incluir a cualquier usuario que esté en twitter).
2. Comunicar mediante un mensaje directo a @archigestor la existencia de esa lista.
3. Comunicar, al menos a 2 compañeros mediante un mensaje directo, la existencia de la lista e invitar a seguirla.
4. Lanzar un mensaje general indicando el nombre de la lista, haciendo una invitación general a seguirla.
5. @archigestor a cada mensaje directo que reciba, responderá con un mensaje directo de confirmación y con una mención al propio usuario en la lista general.

El resultado es que la lista de cada uno aparecerá, al menos dos veces en la lista general, con la invitación que haga su autor y con la información que transmita @archigestor.

En el ejercicio es interesante observar, como los mensajes directos recibidos, generan un correo electrónico que informa de los mismos, y como al recibir menciones, estas aparecen en nuestra cuenta, aunque sean emitidas por un usuario al que no estamos siguiendo.

Twitter

Una de las herramientas 2.0 que está creciendo de una manera espectacular y que se está convirtiendo en muchos ámbitos, en la herramienta de referencia es Twitter.

En nuestro caso Twitter servirá como herramienta de simulación de sistemas de información.

Los primeros pasos en twitter consistirán en establecer un perfil por cada uno de los participantes y formular una solicitud pública de inscripción en la lista de la asignatura, que tendrá validez al recibir una confirmación personal de dicha inscripción.

El nick de identificación del profesor en esta asignatura es @archigestor.

Pasos a seguir:

1. Alta de una identidad
2. Seguimiento del nick del profesor
3. Solicitud mediante mención de inscripción en asignatura
4. Recepción de mensaje de confirmación de inscripción
5. Mención pública de los participantes en lista.

Trabajo práctico

Hay que considerar que la labor iniciada de crear un blog en el que se van registrando los temas y enlazar ese trabajo individual, con un trabajo en grupo, para la confección de las diferentes entradas de la wikipedia, es un trabajo eminentemente práctico. Pero analizados los conceptos básicos del archivo, su evolución histórica y su naturaleza como sistema, cabe hacer un análisis del archivo como institución y el archivo dentro de la institución.

La propuesta de trabajo a desarrollar dentro del blog personal, antes del inicio de las vacaciones de navidad, consiste en seleccionar y analizar la presencia en internet de una institución archivística y de una institución que pone en valor su archivo.

Cada estudiante seleccionará un ejemplo diferente de los dos tipos, para lo cual tendrá que confirmar su elección mediante un correo al profesor. Y luego lo someterá a análisis según un esquema que se remitirá una vez confirmada la selección.

El objetivo es que cada estudiante haga un juicio crítico de la consideración de los archivos en distintos ámbitos. Cuanto más singulares e interesantes resulten los ejemplos, tanto mejor.